24 et 25 août 2019 à l’ancienne abbaye cistercienne de Bellevaux (propriétaires privés)

Organisation : Association des Amis de l’Ancienne Abbaye de Bellevaux (4 AB).
240 bénévoles issus de tous horizons dont 180 adhérents de l’association.

Contenu : marché médiéval, fresque historique, restauration, buvette, spectacles chevalerie et fauconnerie, campements médiévaux, archers, combattants à pied, artisans du fer et du bois, balades en poneys et calèche, jardins médiévaux, expositions et visites du château,
Spectateurs : 7033 entrées payantes.
La majeure partie des bénéfices est consacrée à la rénovation du patrimoine local (porche du château et retable de St Pierre de Tarentaise dans l’église St Maurice de Cirey).

Publicité et communication :
Médias : articles parus dans la Presse de Vesoul, la presse de Besançon, l’Est républicain.
Reportage aux infos de France 3, dimanche 25 août. Radio : France bleu la semaine précédente.
Supports visuels : 5 Panneaux de 3m X 1 m + 50 petits panneaux le long des routes + nombreuses affiches dans les commerces de Vesoul, Rioz, Montbozon et Besançon.
10 000 sets de tables : diffusion dans une dizaine de restaurants, 30 km à la ronde.
Actions préalables :
Présentation du projet aux élus de 10 communes voisines et communautaires (CCPR).
Août 2017 : mardi du terroir avec l’OT du Pays des 7 Rivières.
Juin 2018 : vide-grenier dans l’allée de Bellevaux.
Juillet 2018 : tournage du film parodique « le procès des animaux » d’Alain Baptizet, dans le salon du château.
16, 17 et 18 mai 2019 : colloque sur le thème de Bellevaux à l’IUT de Vesoul, en partenariat avec le service des Archives de Haute-Saône. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Débriefing : 31/08/2019
POINTS POSITIFS :
La météo était favorable (mais c’était prévu, merci St Pierre !!!).
Mise à disposition du site par la famille Ackerman avec préservation totale de l’espace familial malgré l’empressement de la foule nombreuse et curieuse.
Une excellente équipe de bénévoles, avec un souci permanent d’efficacité, de bonne humeur et de camaraderie. Des liens étroits se sont créés entre les gens, pour avoir un esprit de « grande famille ». Pas de prise de tête, tout le monde savait ce qu'il avait à faire et anticipait sans besoin de l’intervention des responsables.
Des volontaires issus de multiples horizons, à plus de 50km à la ronde.
Les situations tendues (parking, répartition repas médiéval, entrées des visites du château, restauration du midi) ont été gérées avec calme et pragmatisme.
Les visiteurs étaient respectueux des lieux (bâtiments magiques et imposants).            

Bonne ambiance générale, bonne humeur, gens souriants, heureux d’être là.
Logistique adaptée (camions frigorifiques...). Excellente réactivité lors des pannes.
La décoration et l'habillage des stands du marché a apporté un cachet supplémentaire.
Espace jeux enfants : nombre important de jeux en bois (60).
Les costumes fabriqués par nos couturières étaient magnifiques.
Les toilettes entretenues en permanence ont été très appréciées.
Equipe sécurité en bonne coordination avec les pompiers et toujours réactive.
Les liaisons par talkiewalkies ont permis une cohérence des actions.
Le planning des animations a été adapté entre le samedi et le dimanche pour répondre aux attentes du marché et de la buvette.
Pas d'incidents majeurs (2 piqures guêpes, 1 malaise, 1 crise d’angoisse, 1 brulure).
Beaucoup de compliments pour chaque secteur. La page Facebook fait état de ces commentaires élogieux ainsi que les nombreux témoignages exprimés après la fête.
Prestations de qualité (animations, culturelles...) avec une mention particulière à la Compagnie Impulsion (chevaux en voltige et joutes).
Découverte de l’histoire de l’abbaye appréciée par les visiteurs par le biais de la fresque et de l’exposition. Idem pour les faïences, les monnaies et les sceaux.
Le terrain vaste (5ha) disponible permettait de bien répartir la foule.
Les médias ont grandement fait écho de la manifestation (la TV tardivement !).                                                           

Le site web a tenu son rôle avec une mise à jour rapide.
L'aide du département 70 a été importante et primordiale (finances, édition, stands, matériel, fauchage, ...)
Bons produits vendus et tarifs peu chers. Repas de bonne qualité, quantité importante.
Présence des jeunes serveurs sympathiques lors du repas médiéval.
La garderie des enfants s'est très bien déroulée à la mairie de Cirey, samedi soir.
Eau : très appréciée d'être vendue par des colporteurs dans les points chauds.
Le site a été rendu propre suite au formidable travail des jours suivants.
Le film souvenir est un beau témoignage de l’ambiance et du succès. Très apprécié par chaque bénévole d’en avoir eu un en cadeau souvenir.

Globalement, ces deux jours (et un peu plus) ont été une remarquable réussite :
sur le plan humain (on a tous hâte de se retrouver !),
sur le plan économique (résultat positif),
sur le plan qualitatif (prestations des animations, repas, boissons, …),
sur le plan touristique (presse, documentation,…) : on a rarement autant entendu parler de Cirey les Bellevaux dans les médias,
sur le plan organisation (on a l’impression que tout était prévu, même la météo !),
sur le plan scientifique (le colloque de mai, l’exposition, la découverte du site…),
sur le plan émotionnel (que de larmes coulées lors des visites de la chambre reconstituée des colonies de vacances),
Et mille autres choses que l’on n’a pas forcement vu durant ce weekend…
        « Pour une 1ière, c’était pas mal ! » (Dixit Rodolphe Ackerman, propriétaire).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Néanmoins, des points sont à améliorer si une éventuelle autre manifestation voyait le jour.
Visites du château : débordé le dimanche, il n’était plus possible de faire des groupes.                     Action corrective : un sens unique avec des gardes devant les entrées.
Signalétiques à renforcer au niveau du château, des parkings, de l’espace enfants.
Prévoir des panneaux lettrés pour les parkings pour éviter que les gens se perdent en repartant et en cherchant leur voiture car le site était immense.
Buvettes : les gens n’avaient pas assez de temps entre les spectacles et ne venaient pas boire un coup ou visiter le marché. Prévoir un coin buvette en plus, près des spectacles.
Matériel : prévoir un groupe électrogène avec une capacité surdimensionnée (les commerçants du marché rebranchent d'autres appareils sans prévenir...).
La régie spectacle doit pouvoir être dans un endroit sécurisé (chalet fermé ?).
Trouver un lieu visible pour les objets trouvés (pour éviter les interventions au micro) et un vestiaire pour les encombrants (casques motos, glacières, blousons…).
Ouvrir tous les côtés des chapiteaux pour plus de visibilité.
- Assembler les bottes de paille ensemble, car les personnes les déplacent et les cassent.                    Eviter de brûler la paille à l’issue des deux jours.
- Eviter l'implantation des gaufres au niveau du point de passage des spectacles (goulet d’étranglement dangereux).
- Prévoir un ou plusieurs points d’eau courante (la source était cachée derrière les gaufres).
Prévoir une ou deux radios de plus au niveau de la sécurité (en plus des 14 existantes).
Pour les animaux, relever les noms et numéros des propriétaires pour les appeler en cas de besoin, panneaux à l'entrée « interdit aux animaux » et mieux le signaler en amont (sur le site web et en plus gros sur les affiches...).
Ambiance sonore à ajouter à l'entrée (musique médiévale...).
Fresque : évaluer si une bande son calée avant aurait été mieux que le direct. Le fait de faire tout le tour du château était long pour les spectateurs qui attendaient la suite.
Nommer un régisseur pour accueillir les compagnies (animaux compris) et les animateurs pour organiser leurs repas et boissons ainsi que leurs hébergements, sans précipitation.
Monnaies : prévoir plus de fonds de caisse. Tester les TPE en amont (un en panne, une connexion out, pas assez de rouleaux…).
Augmenter le nombre de poubelles sur tout le site et améliorer le tri sélectif.
Améliorer la communication et la signalétique sur les routes (quelques visiteurs ont eu du mal    à arriver). Revoir la visibilité des panneaux directionnels (peu lisibles).
Afficher les tarifs des entrées.
La sono était un peu forte par moments et perturbait les visites du château.
Photographier chaque bénévole costumé : certains ont été « oubliés » car leur poste n’était pas sur le devant de la scène (parkings, entrées, restauration, buvette, …).   
Vérifier les enclos des animaux proches du marché : 3 animaux se sont évadés.
Entrées : les exposants sortaient et défaisaient les barrières pour aller à leurs voitures donc quelques visiteurs sont passés sans payer leur droit d’entrer.
Promouvoir les sites lointains du canal des Moines et des jardins médiévaux.
Prévoir plus de bénévoles pour tourner sur les sites et profiter des animations.
Prévoir des responsables en plus par secteurs d’activités lors de l’installation du matériel.
Restauration : supprimer les tartines (long à cuire, peu de bénéfices) et privilégier les plateaux (très demandés). Eviter d’entamer plusieurs contenants en même temps (3 seaux de moutarde ouverts !, saucisses non reprises...). Prévoir davantage de plateaux.
Repas médiéval : confirmer les réservations et noter sur les chèques les noms des réservations. Prévoir plus de bénévoles pour servir et revoir l’installation des convives.

Et probablement mille autres choses pour être plus performants mais on s’en est bien sorti avec tous les problèmes survenus et le nombre de visiteurs à gérer !

      BRAVO à tous !
                                     Jean-Jacques et l’équipe des responsables

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​